Leistungen / Portfolio
Das Leistungsportfolio ist auf Ihre
individuellen Anforderungen abgestimmt
und bildet die Basis für eine optimale Lösung.
Das Assessment macht Potenziale und Verbesserungsmöglichkeiten deutlich sichtbar.
- die thematischen Inhalte,
- die Prioritätenreihenfolge,
- die terminliche Implementierung und
- ein optimiertes und faires Preis-Leistungs-Verhältnis.
Modular konzipiert, damit Ihre individuellen Anforderungen und Wünsche im Mittelpunkt stehen.
Im persönlichen Gespräch klären wir mit Ihnen im Vorfeld die Vorgehensweise. Diese ist auf Ihre Wünsche, Anforderungen, Rahmenbedingungen und insbesondere Ihre individuellen Zielsetzungen abgestimmt, die in der Realisationsphase Wegweiser sind.
| Module | Themen |
|---|---|
| Analyse, Konzeption (Assessment) | Ist-Analyse, Soll-Konzeption, Potenzial-/Nutzwertanalyse |
| Beschaffung, Evaluation | Moderation zur Entscheidungsfindung, Ausschreibung, Submission, Vergabe Bewertungsraster, Vertragsaudit |
| Green IT | ökologische Kennwerte |
| Service, Umsetzung, Outsourcing | Datensicherheit, Managed Document Solutions (MDS), Raumpläne mit Etagengrundrissen, Interim-Management |
Ist-Analyse
Wir betrachten den derzeitigen Zustand. Im Zentrum der Potentialanalyse stehen fünf Ebenen: Geräte, Benutzer, Dokumente, Prozesse und Service. Wir tragen alle systemrelevanten direkten und indirekten Kostendaten über deren gesamte Lebensdauer zusammen (TCO – Total Cost of Ownership).
Die Daten können in den verschiedensten Kombinationen aufbereitet werden (Kostenstellen, Proficenter, Abteilungen etc.)
Die Analyse bildet den zentralen Ausgangspunkt für eine kostengünstige und leistungsoptimierte Strategie.
Wichtig zu Wissen
Es werden alle Geräte unabhängig von Marke/Hersteller sowie Alter und Finanzierungsart miteinbezogen.
Die Datenerhebung erfolgt elektronisch und/oder physisch.
Eine Vor-Ort-Stellplatzanalyse ist möglich.
Software-Tools für Berechnungen und Auswertungen stehen zur Verfügung.
- Raumpläne mit Etagengrundrissen
für einen visuellen Überblick über die aktuelle (Büro-)Situation - Indikatoren zur Produktivität
Laufwege, Handhabung der Geräte, Anwenderzufriedenheit etc. - Managed Document Solutions (MDS)
Dokumentenmanagement, Verwaltung digitaler Dokumente - Green IT
Berechnen und Darstellen ökologischer Kennzahlen - Datensicherheit
Das Ergebnis der Ist-Analyse: Sie erhalten eine fundierte Entscheidungsgrundlage für Verbesserungen.
Präsentation, Bericht der (Ist-Analyse)
Sämtliche relevanten Daten werden in einer Ergebnispräsentation und/oder einem Bericht dargestellt bzw. zusammengefasst. Der Umfang und der Tiefgang des Informationsgehaltes passen sich Ihren spezifischen Anforderungen an.
Auf Wunsch stellen wir die Auswertungen, Fakten etc. in einer Ergebnispräsentation persönlich bei Ihnen vor Ort vor.
Zusammenfassen – Darstellen – Präsentieren – schriftlich festhalten
Soll-Konzeption
Wichtig zu Wissen
Unsere Empfehlungen erfolgen unabhängig von Marke/Hersteller und Lieferant und sind somit garantiert nutzungsorientiert.
Flexible Reifegrade beim Informationsgehalt sind möglich.
Die Konzeption beinhaltet Angaben und Kennwerte für eine bevorstehende Evaluation, Beschaffung bzw. Ausschreibung und Submission.
Sie erhalten Vorschläge und Tipps aus der Praxis in Bezug auf den Stufenplan für die Umsetzung, ein Chancen-/Risiko-Raster etc.
Softwareanforderungen sind Bestandteil der Bewertung – z.B. Follow Me, regelbasiertes Drucken, Kostenstellen etc.
Hilfsmittel und Tools werden dem Kunden in digitaler Form zum freien Gebrauch und zur Weiterverarbeitung übergeben (Formulare, Listen, Pläne, Checklisten etc.).
Mit der Soll-Konzeption erhalten Sie Ihren massgeschneiderten Optimierungsvorschlag – Ihr neues Design, Ihre neue Strategie. Er beinhaltet alle Aspekte, die mit Ihnen im Vorgespräch im Zielraster vereinbart wurden.
Fundierte Informationen für Verbesserungen liegen vor.
Sie erhalten kosten- und einsparungsrelevante Angaben für die Zukunft. Einsparungspotenziale werden sichtbar gemacht, die künftigen Gesamtkosten (TCO) nachvollziehbar ausgewiesen. Dies geschieht mit dem Augenmerk auf Ihre Individualität und Flexibilität für die nächsten vier bis sechs Jahre. Die Daten können in den verschiedensten Kombinationen aufbereitet werden (Kostenstellen, Proficenter, Abteilungen etc.)
Kosten-Einsparungspotenziale und Leistungsverbesserungen werden sichtbar.
Die Nutzwertanalyse zeigt Ihnen eine abgestimmte und konsolidierte Geräteflotte, zweckmässige Softwareapplikationen sowie eine effiziente Prozessoptimierung in Bezug auf die verschiedensten Aspekte auf.
Sie liefert Entscheidungsgrundlagen, mit deren Hilfe wichtige Massnahmen zur Verbesserung eingeleitet werden können.
Konzipiert, damit Sie Ihre Entscheidungen für die Zukunft verlässlich und begründet treffen können.
Das Modul «Konzeption» ist der Weg zu Ihrer abgestimmten Optimierungsstrategie.
Präsentation, Bericht (Soll-Konzeption)
Sämtliche relevanten Daten werden in einer Ergebnispräsentation und/oder einem Bericht dargestellt bzw. zusammengefasst. Der Umfang und der Tiefgang des Informationsgehaltes passen sich Ihren spezifischen Anforderungen an. Auf Wunsch stellen wir die Auswertungen, Fakten etc. in einer Ergebnispräsentation persönlich bei Ihnen vor Ort vor.
Zusammenfassen – Darstellen – Präsentieren – schriftlich festhalten
Modul: Beschaffung, Evaluation
Moderation zur Enscheidungsfindung, Ausschreibung, Submission, Vergabe Bewertungsraster, Vertragsaudit
Wichtig zu Wissen
Wir beraten neutral und unabhängig von Marke/Hersteller und Lieferant und damit garantiert nutzungsorientiert.
Evaluation «light» ist möglich (für Minimal-Beschaffungen).
Wir garantieren effiziente und sichere Evaluationsprozesse dank durchgängig digitalem Aufbau.
Voraussetzung für eine fundierte und erfolgreiche Beschaffung ist das genaue Wissen darum, welcher Bedarf besteht. Das Modul Soll-Konzeption definiert den Bedarf genau.
Der zeitliche Aufwand für den Evaluierenden ist minimal.
Themen wie Green IT, Datensicherheit, Softwareanwendungen, MDS etc. können in die Evaluation miteinbezogen werden.
Die Anforderungen an das Thema «Evaluation mit Beschaffung» sind in letzter Zeit komplexer und anspruchsvoller geworden. Ihm kommt immer grössere Bedeutung zu. So gilt, es für die nächste Zukunft, also die kommenden ca. vier bis sieben Jahre, Entscheidungen zu treffen, bei denen Preis und Leistung im Fokus stehen.
«Kosten bei der Evaluation und Ausschreibung selbst einsparen zu wollen ist das Teuerste, was es gibt!»
Wir begleiten und unterstützen Sie punktuell oder lückenlos von A bis Z während des Evaluations- und Entscheidungsprozesses. Dabei stehen Ihre unternehmensspezifischen Gegebenheiten und Ihre Anforderungen im Mittelpunkt.
Eine neutrale, unabhängige Betrachtung, Arbeitsweise und Auswahl/Gewichtung ist garantiert.
Die bewährten Methoden und Instrumente
maximieren die Wahrscheinlichkeit einer richtigen Entscheidung bei der Auswahl.
Moderation zur Entscheidungsfindung
Wir beraten Sie rund um das Thema Entscheidungsfindung – unabhängig vom Beschaffungsumfang. Es kann lohnend sein, bereits bei der Beschaffung eines A3-Multifunktionsgerätes eine externe Meinung einzuholen. Aus der Aussensicht moderieren wir Ihre Fragestellungen und begleiten Sie zu optimalen Entscheidungen (Intuition und Ratio).
- bestehende Verträge ablösen/optimieren
- Verträge mit zeitversetztem Ablauf
- Art des Vertragskonstrukts festlegen
- Finanzierungsmodalitäten, Finanzierungsoptimierungen
Wahl ohne Qual – so gewinnen Sie an Entscheidungssicherheit!
Ausschreibung, Submission
Anforderungsdefinition, Pflichtenheft, Anforderungskatalog
Wir erstellen sämtliche Dokumente und/oder unterstützen Sie dabei. Sie können auf ein sicheres, lückenloses, transparentes und nachvollziehbares Verfahren zählen.
Wir legen grossen Wert auf eine genaue, differenzierte und für Anbieter unmissverständliche Leistungs-/Anforderungsbeschreibung. So ist gewährleistet, dass die eingehenden Angebote für den Entscheider messbar bzw. vergleichbar sind.
Das Prinzip der Gleichbehandlung im Sinne von fairen Wettbewerbsbedingungen ist gewahrt.
Mögliche Verfahren sind:
- freihändiges Verfahren
- Einladungsverfahren
- offenes Verfahren
- selektives Verfahren
GATT-/WTO-konforme Ausschreibungen sind möglich.
Bei öffentlichen Ausschreibungen in der BRD, in A und FL arbeiten wir mit Kooperationspartnern (Rechtsanwaltskanzlei) zusammen. Das EU-Vergabeverfahren ist gewährleistet.
Vergabe, Bewertungsraster
Wenn die Angebote vorliegen, unterstützen wir Sie bei der Beurteilung bzw. Auswertung der Angebote.
Entscheidungsrelevante Informationen werden softwaregestützt mithilfe von Auswertungs-Tool aufbereitet. Das Ergebnis wird in Form einer Entscheidungsmatrix nachvollziehbar dargestellt.
Basierend auf den ausgewerteten Daten und punktuell wichtigen Zusatzaspekten erstellen wir für Sie die Entscheidungsgrundlagen. Zusätzlich erhalten Sie ein Stärken-Schwächen-Profil zusammen mit einer Risikoanalyse. Je nach Situation führen wir eine Simulation von Worst- und Best-Case-Szenarien durch, um die Entscheidungsgrundlagen abzurunden.
Beim Submissionsverfahren wird die korrekte Gewichtung und Bewertung der einzelnen Zuschlagskriterien berücksichtigt. Unser Konzept unterstützt bei Notwendigkeit die Beweisführung bei einem möglichen Beschwerdenverfahren und gibt Ihnen diesbezüglich Rechtssicherheit.
Vertragsaudit
Wir unterstützen Sie bei der Erstellung oder Überprüfung der Verträge mit Ihrem künftigen Partner und Lieferanten.
Nach einer Ausschreibung und Submission haben wir ein besonderes Augenmerk auf die Vollständigkeit, sodass im Evaluationsprozess angebotene Leistungen auch im Vertrag sinngemäss richtig und lückenlos aufgeführt sind.
Grundlage für eine sichere, kooperative und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Ihrem (neuen) Lieferanten.
Modul: Green IT
Wichtig zu Wissen
Es können alle Geräte – unabhängig von Marke/Hersteller sowie Alter – miteinbezogen werden.
Ermittelte Kennwerte können als Grundlage für eine Zertifizierung dienen.
Der Recycling-Prozess ist Bestandteil der Analyse.
Die Kalkulationen basieren auf normierten Standards, Audits und Testprozeduren (Basiswerte gemäss Bundesumweltamt und IPR-Nachhaltigkeitsrechner).
Im Rahmen der Umweltmanagementpolitik erhält Green IT einen immer höheren Stellenwert. In den letzten Jahren wurde das steigende Umweltbewusstsein bei Unternehmungen und Behörden offensichtlich. Dies trifft im Speziellen auf den Umgang mit Druck- und Kopiergeräten zu, die die Umwelt nachweislich belasten. In diesem Bereich bieten sich vielfältige Möglichkeiten an, um die Belastungen zu reduzieren und somit die Umwelt zu schonen.
CO2-Ausstoss minimieren – Umweltbilanz optimieren.
Wir ermitteln mit Unterstützung eines Software-Tools die genauen Daten. Den Umwelteinfluss definieren wir unter Einbezug der globalen Auswirkungen in den verschiedensten Bereichen.
Green IT muss messbar sein.
Umweltspezifische Kennwerte der bestehenden Geräte mit deren tatsächlicher Nutzung und Auslastung werden ermittelt. Sie erhalten eine aussagekräftige Umweltbilanz. Green IT kann idealerweise bei der Ist-Analyse miteinbezogen werden.
Im Zuge der Soll-Konzeption ermitteln wir die ökologischen Kennwerte aufgrund der konsolidierten Geräteflotte sowie der vorgesehenen Softwareapplikationen und Prozessoptimierungen.
Green IT bei der Beschaffung, Evaluation: Bei den umweltspezifischen Themen und den damit verbundenen Entscheidungskriterien unterstützen wir Sie in allen Phasen des Evaluationsprozesses.
| Kennwerte | |
|---|---|
 | CO2-Emission in kg |
 | Tonerkartuschen in Stk. Tintenpatronen in Stk. Wartungskomponenten in Stk. |
 | Abfallentsorgung Tonerkartuschen in kg Abfallentsorgung Tintenpatronen in kg Abfallentsorgung Wartungskomponenten in kg |
 | Papierverbrauch in Blatt und Pakete à 500 Blatt |
 | Wasserverbrauch in Liter |
 | Holzbedarf in kg |
 | Energiebedarf in kWh |
Modul: Service, Umsetzung, Outsourcing
Datensicherheit, Managed Document Solutions (MDS), Raumpläne mit Etagengrundrissen, Interim-Management
Wichtig zu Wissen
(Weitere Service-Leistungen)
Abnahmeunterstützung, Review vorhandener Struktur, Aufbau/Einführung Ticketsystem, Erstellung Migrationskonzept, Zonenkonzept, Überprüfung der eingehenden Rechnungen (Kreditoren) etc.
Software – Planung/Realisation
– Fleed Manager, Monitoring
– FollowMe
– regelbasiertes Drucken
– Archivieren, Ablegen
– Kostenstellen etc.
Themenschwerpunkte
Im persönlichen Gespräch wird im Vorfeld die Vorgehensweise abgesprochen. Diese ist abgestimmt auf Ihre Wünsche, Anforderungen, Rahmenbedingungen und insbesondere Ihre individuellen Zielsetzungen, die in der Realisationsphase Wegweiser sind.
Voraussetzungen schaffen.
Auf unsere Unterstützung können Sie zählen
Datensicherheit
Die Sicherheitsrisiken im Umfeld von Druck- und Dokumentenmanagement haben massiv zugenommen. Die Möglichkeiten des Datenmissbrauchs sind vielfältig.
Wir analysieren Ihre Gegebenheiten unter ganzheitlichem Aspekt als Bestandteil der IT-Infrastruktur. Dadurch werden Risiken sichtbar.
Sie erhalten Vorschläge für mögliche Massnahmen, die die Datensicherheit optimal gewährleisten. Die DSGVO werden eingehalten.
Das Thema Datensicherheit wird idealerweise auch bei der Ist-Analyse und der Soll-Konzeption eingesetzt.
Die Risiken richtig einschätzen können = Basis für mehr Sicherheit.
Managed Document Solutions (MDS)
Das Ziel ist nicht primär das papierlose Büro. Der Fokus liegt vielmehr darauf, Informationen wie Dokumente, Daten, Formulare und Bilder digital zu nutzen und zu verarbeiten. Bei dieser Herausforderung unterstützen wir Sie. Dazu gehören die Kosten-Nutzen-Berechnung, die Bedarfsermittlung, die Anforderungsumschreibung, die Evaluation und die Begleitung bei der Implementierung.
MDS unterstützt die Verwaltung von digitalen Dokumenten.
Wir untersuchen Ihre Prozesse systematisch und betrachten digitale und analoge Dokumente ganzheitlich (technisch, funktional, kaufmännisch etc.). Wir machen die Zusammenhänge zwischen analogem und digitalem Arbeiten sichtbar und schaffen so die Grundlage für Verbesserungen.
- Strukturieren von Dokumentensammlungen, Dossier-, Aktenstruktur (Ablagesystem, Archivierung)
- Indexierung von Dokumenten (Metadaten)
- Volltextsuche
- Versionierung von Dokumenten
- Verwaltung von Lebenszyklen (Aufbewahrungsfristen)
- Anbindung an Scanning-Lösungen (Scanning-Stationen)
- Schutz vor unbefugten Zugriffen und Verschlüsselung
- Protokollierung von Zugriffen
- rechtskonforme Archivierung
- Anbindung an Fachapplikationen (Stammdatenaustausch, Verlinkung von Dokumenten)
- mobiler und ortsunabhängiger Zugriff, gleichzeitiger Zugriff
- intuitive Integration in Outlook/Office
Ohne dokumentierte Prozesse ist eine nachhaltige MDS-Optimierung (fast) unmöglich.
Raumpläne mit Etagengrundrissen
- räumliche Gegebenheiten
- Distanzen (Laufwege)
- Standorte der Geräte unter Angaben wie z. B.
- Geräteart, Modell, Seriennummer,
- IP-Adresse
- Leistung, Funktionen, Anwendungen
- generiertes Volumen
- Alter/Jahrgang
- Kosten
- Green-IT-Kennwerte - Angaben (Icon) über Gegenstände Archiv, Kaffeemaschine, Schredder, Pausenraum, Toner-/Papier-Lager, Whiteboard, Workstation, Arbeitsplatz xy, WiFi etc.
- bauseitige Spezialsituationen Vorschriften Feuerpolizei, Denkmalschutz etc.
Räumliche und infrastrukturelle Gegebenheiten werden sichtbar.
Die Standortstruktur ermöglicht es, Orte, Gebäude, Etagen, Abteilungen, Bereiche, Kostenstellen etc. beliebig darzustellen und zu kombinieren.
Geräteänderungen und Umplatzierungen können direkt im Raumplan vorgenommen werden.
- Ist-Analyse
- Soll-Konzeption
- Büroplanung, Entwicklung eines Bürokonzepts
- Roll-out-Umsetzung
Outsourcing
Mandate übernehmen wir in Eigenverantwortung und zeitlich sehr flexibel – ganz auf Ihre Anforderungen und Wünsche ausgerichtet.
- kontinuierliches Cost-Controlling (Faktura-Kontrolle, Statistiken, Budgetierung, Reporting etc.)
- Infrastruktur- und Gerätebewirtschaftung (Inventarisierung, Vertragsmanagement, Lizenzverwaltung etc.)
- Roll-out-Umsetzung (Lückenlose oder punktuelle Implementierung)
- Ihre speziellen Wünsche auf Anfrage
Outsourcing-Vorteile sind offensichtlich:
minimale Kosten, keine gebundenen Kosten, zeitlich flexibel, Know-how/Fachwissen.